Легализован электронный документооборот между работником и работодателем: Новое в законодательстве
В России продолжается совершенствование законодательства в части регулирования электронного документооборота (ЭДО) в сфере трудовых отношений. Так, вступили в силу дополнения к Трудовому кодексу[1], которые предусматривают возможность заключать трудовой договор и подписывать документы между работником и работодателем дистанционно (в электронном виде), без необходимости их дублирования на бумажном носителе.
С новыми положениями вы можете ознакомиться ниже:
- Работодатель вправе принять решение о введении и порядке осуществления ЭДО в компании путем принятия локального нормативного акта и ознакомления работников с ним, при этом от работника необходимо получить письменное согласие на использование ЭДО. Возможность вести документооборот в прежнем бумажном виде (без введения ЭДО) сохранилась.
- Работник вправе предоставить письменное согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО, отсутствие такого согласия признается отказом работника от данного взаимодействия, в таком случае за работодателем сохраняется обязанность по предоставлению документов такому работнику на бумажном носителе. Работник вправе отозвать свой отказ и/или дать согласие в будущем. При этом в случае отсутствии стажа у лица на 31.12.2021 и принятия на работу после указанной даты такое согласие предполагается.
- Работодатель обязан проинформировать об осуществлении ЭДО лицо, принимаемое на работу.
- Работодатель обязан обеспечивать сохранность электронных документов в течение тех же сроков, что и в отношении документов на бумажном носителе в соответствии с законодательством РФ об архивном деле.
- C введением ЭДО появилась возможность для сторон трудовых отношений подписывать документы электронной подписью, в частности: (1) трудовой договор (2) договор о материальной ответственности (3) изменения к трудовому договору и договору о материальной ответственности (4) приказ о применении дисциплинарного взыскания. Вид электронной подписи зависит от выбранной работодателем информационной системы и самих документов. Например, усиленной квалифицированной электронной подписью можно подписывать документы во всех случаях.
- Расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование несет работодатель. Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.
Стоит отдельно отметить, что в течение 2022 года Министерство труда и социальной защиты РФ должно утвердить единые требования к составу и форматам создаваемых в ЭДО документов, которые вступят в силу с 01.03.2023 года. До указанной даты работодатели могут создавать документы в ЭДО в соответствии с требованиями, утвержденными ими самостоятельно.
Остались вопросы или хотите что-либо обсудить? Обязательно напишите Юлии Талагаевой или Артёму Еретенко.
С уважением,
[1] Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202111220001), вступил в силу (за исключением отдельных положений) с 22 ноября 2021 года